Administrative Assistant

Job Number: 353967

Category: Administrative

Description: Job Title: Administrative Assistant

Pay Rate: $28- $34 / Hr

Location: Irvine, CA

Area Code: 949, 714

Zip Code: 92618

Start Date: Right Away

Keywords: #AdminJobs #Aerospace #AdminAssistantJobs

Benefits:

• Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision

• 401k

• On the job training / cross-training

• Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.

• Accident and critical illness insurance optional.

• Scheduled performance reviews

• Referral program

Responsibilities:

• Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.

• Administer and process customer purchase orders

• Establish and maintain relationships with customer facing teams through courteous and efficient servicing of customer requests.

• Maintains regular communication with customer facing teams and responds to external customer service issues.

• Prepares, and submits correspondence in response to customer requests.

• Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters.

• Generates and process of standard spares quotes in a timely manner and coordinates with price estimating.

• Reviews pricing for reasonableness, submits quotations/proposals for customer review

• Coordinates with various functions of the company on customer issues.

• Prioritizes requests and commits to reasonable production and/or provisioning lead‐time.

• Releases repairs to production when customer approval is received by submitting work order to scheduler and updating sales order

• Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed.

• Manages customer portals, including downloading purchase orders, updating purchase order status, and expedite requests

• Set priorities and procedures for accomplishing work.

• May be required to delegate portions to others or help and support to others.

• Collect data, conduct research, and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.

• Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.

• Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.

• Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.

• Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.

Education and Experience:

• 3+ years of increasing in complexity of administrative duties related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities

• High School diploma or education certificate in applicable functional area preferred.

Skills and Knowledge:

• Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature

• Ability to accurately type 55 wpm, where applicable

• Personal computer skills required

• Set priorities and procedures for accomplishing work

• High degree of accuracy and speed.

• Working knowledge of R-Card preferred

• MSS knowledge is preferred

• WAWF knowledge is preferred

• CAV knowledge is preferred

• Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.

• Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.

• Proficient with Microsoft Suite software.

• Effective verbal, written and interpersonal communication skills.

• Ability to work effectively with others and be a participative team player.

• Ability to navigate customer portals, retrieving, updating and managing information

• Excellent Microsoft Excel skills, including Formula, Vlookup, and pivot table.

If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com

EOE/F/M/Disability/Veterans

Título del puesto: Asistente administrativo

Salario: $28- $34 / hora

Ubicación: Irvine, CA

Código de área: 949, 714

Código postal: 92618

Fecha de inicio: inmediatamente

Beneficios:

• Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, dentales y de la vista

• 401k

• Capacitación en el trabajo / capacitación cruzada

• Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles.

*Seguro de accidentes y enfermedades críticas opcional.

• Revisiones de desempeño programadas

• Programa de referencia

Responsabilidades:

• Siguiendo procedimientos establecidos, realiza una variedad de responsabilidades administrativas.

• Administrar y procesar órdenes de compra de clientes.

• Establecer y mantener relaciones con los equipos de atención al cliente mediante el servicio cortés y eficiente de las solicitudes de los clientes.

• Mantiene comunicación regular con los equipos de atención al cliente y responde a problemas externos de servicio al cliente.

• Prepara y envía correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes.

• Mantiene un nivel apropiado de confidencialidad con respecto al cliente y asuntos de la empresa.

• Genera y procesa cotizaciones de repuestos estándar de manera oportuna y coordina con la estimación de precios.

• Revisa los precios para que sean razonables, envía cotizaciones/propuestas para la revisión del cliente

• Coordina con diversas funciones de la empresa en temas de clientes.

• Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de producción y/o aprovisionamiento razonable.

• Libera las reparaciones a producción cuando se recibe la aprobación del cliente al enviar la orden de trabajo al programador y actualizar la orden de venta.

• Ingrese y manipule datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de administración de archivos y realice una amplia gama de proyectos de mecanografía con alto grado de precisión y velocidad.

• Administra portales de clientes, incluida la descarga de órdenes de compra, la actualización del estado de las órdenes de compra y la aceleración de solicitudes.

• Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.

• Puede ser necesario delegar partes a otros o ayudar y apoyar a otros.

• Recopile datos, realice investigaciones y recopile información utilizando una variedad de cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos.

• Realizar investigaciones sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos.

• Comunica situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.

• Lea el correo, resalte acciones o elementos importantes, adjunte archivos o información relevantes antes de distribuirlos.

• Responde a correspondencia de rutina o redacta respuestas de rutina para revisión y firma.

Educación y experiencia:

• Más de 3 años de experiencia en oficina relacionada con tareas administrativas cada vez más complejas o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas

• Se prefiere diploma de escuela preparatoria o certificado de educación en el área funcional aplicable.

Habilidades y conocimientos:

• Responder a correspondencia de rutina o redactar respuestas de rutina para revisión y firma.

• Capacidad para escribir con precisión 55 palabras por minuto, cuando corresponda

• Se requieren conocimientos de informática personal

• Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.

• Alto grado de precisión y velocidad.

• Se prefiere conocimiento práctico de R-Card

• Se prefiere conocimiento de MSS

• Se prefiere el conocimiento de WAWF

• Se prefiere conocimiento CAV

• Conocimiento profundo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminología en el área funcional.

• Capacidad para registrar con precisión los procedimientos de la reunión, cuando corresponda.

• Competente con el software Microsoft Suite.

• Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.

• Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.

• Capacidad para navegar por los portales de los clientes, recuperar, actualizar y gestionar información.

• Excelentes habilidades en Microsoft Excel, incluidas fórmulas, búsqueda virtual y tablas dinámicas.

Si está interesado en este puesto, presente su solicitud a través del enlace Aplicar ahora proporcionado. Nuestro objetivo primordial es brindar soluciones de dotación de personal de calidad que ayuden a las personas, organizaciones y comunidades a tener éxito. Belcan es un proveedor líder de personal calificado para muchas de las empresas más respetadas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para asignaciones por contrato, temporales, de contratación temporal y directas. Somos el empleador elegido por miles en todo el mundo. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en Belcan.com

EOE/F/M/Discapacidad/Veteranos

Location: Irvine , CA

Minimum Experience (yrs):

Required Education: Not Specified

Benefits:

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